Instrukcja indeksowania ksiąg

Indeksacja pomorskich metryk kościelnych to jedno z najważniejszych zadań, które postanowili wykonywać członkowie Pomorskiego Towarzystwa Genealogicznego dla wszystkich genealogów. Mamy nadzieję, że wraz z rosnącą ilością członków naszego Towarzystwa indeksacja będzie przeprowadzana w szybszym tempie ku zadowoleniu wszystkich poszukiwaczy zainteresowanych tymi terenami.
Indeksację pomorskich metryk kościelnych koordynuje Krystyna Drożdż.

Ogólne zasady indeksowania metryk kościelnych

Uwagi ogólne

• Indeksujemy oczywiście w formacie arkusza MS Excel.
• Indeks musi zawierać minimum te informacje jakie są prezentowane na stronie. Każda pozycja w osobnej kolumnie arkusza.
• Większość osób indeksujących wybiera parafie, którymi są zainteresowani ze względu na własne poszukiwania, a więc zazwyczaj chętnie robia dużo dokładniejsze indeksy. Na przykład spisanie informacji o świadkach przy ślubie czy o rodzicach chrzestnych przy chrzcie pozwala znaleźć ślady bytności przodków w określonych latach w danej miejscowości. Podobnie informacja o rodzicach państwa młodych przy ślubie jest zazwyczaj bardzo cenną informacją genealogiczną.
• Imiona i nazwiska wpisujemy w postaci takiej jak są w księdze. Nie tłumaczymy imion na ich wersje współczesne. Nazwiska piszemy dokładnie tak jak są w księdze. Dotyczy to zwłaszcza panieńskich form żeńskich nazwisk. W zasadzie jeśli imię jest podane w innym przypadku niż mianownik to należy je doprowadzić do postaci w mianowniku. Dotyczy to zwłaszcza starszych ksiąg pisanych prozą po łacinie. Ze względu jednak, na to że większość z nas nie jest wystarczająco biegła w łacińskiej gramatyce, to decydujemy się w takiej sytuacji na możliwośc pozostawienia imienia w przypadku takim jaki jest w księdze.
• Ewentualnie można dodatkowo tłumaczyć imię na postać współczesna (tylko po co?), ale musi to być w osobnej kolumnie.
• W przypadku kobiet podstawowe są dwa nazwiska, po aktualnym mężu (najczęściej nie wpisywane do indeksu, bo w sposób oczywisty wynika z kontekstu) i panieńskie (to pod którym się urodziła). Ewentualna informacja o nazwisku po poprzednim mężu powinna się znależć w innej kolumnie, na przykład w uwagach.
• Jeśli któreś pole jest w księdze zupełnie nieczytelne, lub brak odpowiednich danych, to odpowiednie pole w Excelu zostawiamy puste.
• Jeśli pewien fragment imienia czy nazwiska jest nieczytelny to wstawiamy w to miejsce znak zapytania "?".

Zawartość wspólnych pól

Parafia

Nazwa miejscowości w której jest lub była parafia. Ewentualne miejscowości zamieszkania uczestników indeksowanych zdarzeń powinny się znaleźć w osobnych kolumnach.

Rok

W tym polu wpisujemy tylko rok. Jeśli już wprowadzamy bardziej szczegółową datę, to dzień, miesiąc i rok muszą być w osobnych kolumnach.

Nr aktu

Istnieją dwie możliwości tego co ma się znaleźć w kolumnie "Nr aktu":

• Najlepszą opcją jest użycie numeru kolejnego wpisu w danym roku. Jest to bardzo jednoznaczne ale w niektórych księgach ta informacja jest niedostępna.
• Inną opcją jest samodzielne numerowanie aktów. Należy numerować akty unikalnie w ramach roku.

Nr zdjęcia

W tym polu wpisujemy numer zdjęcia z którego indeksujemy daną pozycję, tylko numer bez rozszerzenia, czyli np "000" a nie "0.jpg".

Indeksowanie ksiąg chrztów

Księgę chrztów indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony .

Zawartość pól

Imię Dziecka

Imię bądź imiona chrzczonego dziecka.

Nazwisko Ojca

Nazwisko ojca.

Imię Ojca

Imię bądź imiona ojca.

Nazwisko Matki

Nazwisko panieńskie matki.

Imię Matki

Imię bądź imiona matki.

Indeksowanie ksiąg ślubów

Księgę ślubów indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony .

Zawartość pól

Imię M.

Imię bądź imiona pana młodego.

Nazwisko M.

Nazwisko pana młodego.

Imię K.

Imię bądź imiona panny młodej.

Nazwisko K.

Nazwisko panny młodej.

Indeksowanie ksiąg zgonów

Księgę zgonów indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony .

Zawartość pól

Nazwisko

Nazwisko osoby zmarłej.

Imię

Imię bądź imiona osoby zmarłej.

Płeć

Płeć osoby zmarłej w postaci "m" lub "k".

Panieńskie

Nazwisko panieńskie zmarłej kobiety.

Wiek

Wiek lub data urodzenia, zależy co jest podane w księdze