PomGenBaza - Instrukcja indeksowania ksiąg metrykalnych

Indeksacja pomorskich metryk kościelnych, to jeden z najważniejszych projektów, realizowanych przez Pomorskie Towarzystwo Genealogiczne, jego członków i sympatyków.

Projekt ten ma służyć wszystkim zainteresowanym terenem Pomorza w ich poszukiwaniach genealogicznych.

Projekt indeksacji rozpoczęto w styczniu 2006 r.

W obecnej chwili naszym projektem indeksacji objęte są księgi metrykalne parafii wchodzących w skład Diecezji Pelplińskiej w granicach ustanowionych przez Papieża Jana Pawła II w 1992 roku. W przyszłości pragniemy objąć naszym projektem również księgi metrykalne parafii wchodzących w skład Diecezji Gdańskiej.

Właścicielem ksiąg metrykalnych, wykorzystanych do indeksowania przez Pomorskie Towarzystwo Genealogiczne są odpowiednie archiwa, między innymi Archiwum Diecezjalne w Pelplinie i Archiwum Państwowe w Gdańsku.

Wszystkimi tematami i uwagami dotyczącymi indeksacji pomorskich metryk kościelnych zajmuje się koordynatorzy: Krystyna Drożdż i Daniel Dempc (księgi z Archiwum Państwowego w Gdańsku).

Ogólne zasady indeksowania metryk kościelnych

Uwagi ogólne

• Z uwagi na zapisy w Ustawie o ochronie danych osobowych, dostępne do indeksacji są metryki chrztów i ślubów wytworzone nie mniej niż 100 lat od chwili sporządzania indeksów, a metryki zgonów nie mniej niż 50 lat
  
  
• Każda osoba otrzymująca materiały do indeksacji ksiąg metrykalnych od koordynatora, jest proszona o podpisanie deklaracji, w której zobowiązuje się nie kopiować, ani rozpowszechniać otrzymanych materiałów do opracowania - wzór deklaracji - których właścicielem jest AD w Pelplinie.
  
  
• Po zakończeniu indeksacji danej księgi osoba, która otrzymała materiały, potwierdza w oświadczeniu ich zwrot do koordynatora bazy - wzór oświadczenia.
  
  
• Przyjętym formatem do indeksacji metryk jest arkusz MS Excel.
  
  
• Indeks powinien przede wszystkim zawierać informacje, które są prezentowane na naszej stronie internetowej w PomGenBazie.Każdy wpis z aktu metryki powinien się znajdować w osobnej kolumnie arkusza MSExcel
  
  
• Większość osób indeksujących wybiera parafie, którymi są zainteresowane ze względu na własne poszukiwania, a więc zazwyczaj chętnie robią dużo dokładniejsze indeksy. Na przykład spisanie informacji o świadkach przy ślubie czy o rodzicach chrzestnych przy chrzcie pozwala znaleźć ślady bytności przodków w określonych latach w danej miejscowości. Podobnie informacja o rodzicach państwa młodych przy ślubie jest zazwyczaj bardzo cenną informacją genealogiczną. Wszystkie te dodatkowe informacje piszemy w osobnych kolumnach.
  
  
• Imiona i nazwiska wpisujemy w postaci oryginalnej takiej jak są w księdze. Nie tłumaczymy imion na ich wersje współczesne. Nazwiska piszemy dokładnie tak jak są w księdze. Dotyczy to zwłaszcza form żeńskich (panieńskich) nazwisk. Wyjątek stanowi tu jedynie forma nazwisk żeńskich postaci np. z Labudów – wówczas piszemy Labuda. Jeśli imię jest podane w innym przypadku niż mianownik, to powinno się je doprowadzić do postaci w mianowniku. Dotyczy to zwłaszcza starszych ksiąg pisanych prozą, po łacinie. Ze względu jednak, na to, że większość z nas nie jest wystarczająco biegła w łacińskiej gramatyce, to decydujemy się w takiej sytuacji na możliwość pozostawienia imienia w przypadku takim, jaki jest w księdze.
  
  
• W przypadku kobiet przepisujemy ich nazwiska w następujący sposób:
• Z księgi chrztów przepisujemy nazwisko panieńskie matki (bo ono jest najczęściej podawane), czasami w przypadku wdów, kiedy podawane jest nazwisko po pierwszym mężu piszemy np. Czaja primo voto Mielewczyk
• Z księgi małżeństw najczęściej przepisujemy nazwiska panieńskie kobiet, zdarza się jednak, że ślub zawierała wdowa, wówczas piszemy np. Czaja ur. Labuda
• W księgach zgonów najczęściej podawane jest dla mężatek nazwisko po mężu, czasami jednak księża pisali nazwiska panieńskie – wówczas piszemy Gruchałła ur. Czaja
  
  
• Jeśli któreś pole jest w księdze zupełnie nieczytelne, to wstawiamy w to pole znak zapytania ”?”, a jeśli jest brak odpowiednich danych, to odpowiednie pole w Excelu zostawiamy puste.
  
  
• Jeśli pewien fragment imienia, czy nazwiska jest nieczytelny, to również w tą części wpisu wstawiamy znak zapytania "?".
  
  
• W przypadku martwych urodzeń najczęściej nie piszemy imienia dziecka (chyba, że jest ono podane w księdze).
  
  
• Nieślubne dzieci otrzymują najczęściej nazwisko matki, komórki w które wpisywane jest imię i nazwisko ojca pozostawiamy puste.
  
  
• Nie tworzymy własnej numeracji aktów, za wyjątkiem aktów w języku łacińskim, gdzie najczęściej brak tej numeracji. W przypadku podwójnej numeracji aktów przez księży, do drugiego aktu, o tej samej numeracji, dodajemy literę „a”. Literkę „a” dodajemy również w przypadku, gdy brak numeru aktu pomiędzy dwoma kolejnymi numerami.
  
  
• Jeśli ksiądz z jakiegoś powodu pomylił się w numeracji lub opuścił jakiś numer (np. po 12 napisał 14, a nie 13) nie poprawiamy tej numeracji ale zachowujemy porządek numerów aktów jak w oryginale.
  
  

Pamiętajmy jednak, że oprócz ilości ważna jest również jakość indeksów, dlatego przed wysłaniem opracowanych indeksów do koordynatora, należy je sprawdzić zarówno pod względem tzw. błędów literowych jak i merytorycznych (złego odczytu imion lub nazwisk)

Indeksowanie ksiąg chrztów

Księgę chrztów indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony .

Zawartość pól

Parafia

Nazwa miejscowości, w której jest lub była parafia. Ewentualne miejscowości zamieszkania uczestników indeksowanych zdarzeń powinny się znaleźć w osobnych kolumnach.

Rok

W tym polu wpisujemy tylko rok.

Nr aktu

Istnieją dwie możliwości tego co ma się znaleźć w kolumnie "Nr aktu":

• Najlepszą opcją jest użycie numeru kolejnego wpisu w danym roku. Jest to bardzo jednoznaczne ale w niektórych księgach ta informacja jest niedostępna.
• Inną opcją jest samodzielne numerowanie aktów. Należy numerować akty unikalnie w ramach roku.

Nr zdjęcia

W tym polu wpisujemy numer zdjęcia z którego indeksujemy daną pozycję, tylko numer bez rozszerzenia pliku, czyli np. "000" a nie "0.jpg".

Imię Dziecka

Imię bądź imiona chrzczonego dziecka (wpisujemy w mianowniku)

Nazwisko Ojca

Nazwisko ojca.

Imię Ojca

Imię bądź imiona ojca (wpisujemy bez skrótów).

Nazwisko Matki

Nazwisko panieńskie matki.

Imię Matki

Imię bądź imiona matki (wpisujemy bez skrótów).

Indeksowanie ksiąg ślubów

Księgę ślubów indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony .

Zawartość pól

Parafia

Nazwa miejscowości, w której jest lub była parafia. Ewentualne miejscowości zamieszkania uczestników indeksowanych zdarzeń powinny się znaleźć w osobnych kolumnach.

Rok

W tym polu wpisujemy tylko rok.

Nr aktu

Istnieją dwie możliwości tego co ma się znaleźć w kolumnie "Nr aktu":

• Najlepszą opcją jest użycie numeru kolejnego wpisu w danym roku. Jest to bardzo jednoznaczne ale w niektórych księgach ta informacja jest niedostępna.
• Inną opcją jest samodzielne numerowanie aktów. Należy numerować akty unikalnie w ramach roku.

Nr zdjęcia

W tym polu wpisujemy numer zdjęcia z którego indeksujemy daną pozycję, tylko numer bez rozszerzenia pliku, czyli np. "000" a nie "0.jpg".

Imię M.

Imię bądź imiona pana młodego(wpisujemy bez skrótów).

Nazwisko M.

Nazwisko pana młodego.

Imię K.

Imię bądź imiona panny młodej(wpisujemy bez skrótów).

Nazwisko K.

Nazwisko panny młodej.

Indeksowanie ksiąg zgonów

Księgę zgonów indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony .

Zawartość pól

Parafia

Nazwa miejscowości, w której jest lub była parafia. Ewentualne miejscowości zamieszkania uczestników indeksowanych zdarzeń powinny się znaleźć w osobnych kolumnach.

Rok

W tym polu wpisujemy tylko rok.

Nr aktu

Istnieją dwie możliwości tego co ma się znaleźć w kolumnie "Nr aktu":

• Najlepszą opcją jest użycie numeru kolejnego wpisu w danym roku. Jest to bardzo jednoznaczne ale w niektórych księgach ta informacja jest niedostępna.
• Inną opcją jest samodzielne numerowanie aktów. Należy numerować akty unikalnie w ramach roku.

Nr zdjęcia

W tym polu wpisujemy numer zdjęcia z którego indeksujemy daną pozycję, tylko numer bez rozszerzenia pliku, czyli np. "000" a nie "0.jpg".

Nazwisko

Nazwisko osoby zmarłej.

Imię

Imię bądź imiona osoby zmarłej(wpisujemy bez skrótów).

Płeć

Płeć osoby zmarłej w postaci "m" lub "k".

Panieńskie

Nazwisko panieńskie zmarłej kobiety.

Wiek

Wiek(ograniczony do ilości przeżytych lat i miesięcy dla osób dorosłych-przykładowo 8 lat i 5 m)

Dla dzieci odpowiednio 30 minut , 0,5 godziny , 2 dni ,13 tygodni, ale już nie 3 lata 1 miesiąc i 2 tygodnie, a 3 lata i 1,5 m lub data urodzenia, zależy co jest podane w księdze.