Ogólne zasady indeksowania metryk USC / Urzędów Parafialnych
Uwagi ogólne
Zgodnie z Ustawą z dnia 29 VIII 1997 o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997, Nr 133, poz. 883 z późniejszymi zmianami.) dostępne do indeksacji są metryki urodzeń, powstałe nie później niż 100 lat od chwili sporządzania indeksów a małżeństw i zgonów nie później niż 80 lat.
Przypomina się, że osoby dokonujące indeksacji są zobowiązane – pod rygorem odpowiedzialności karnej – do zachowania ścisłej tajemnicy oraz bezwzględnego zakazu przekazywania osobom trzecim jakichkolwiek danych osobowych i informacji zawartych w udostępnionych zapisach parafialnych.
Deklaracja do podpisu: [link]
Każda osoba do indeksacji zbiorów USC w pierwszej kolejności otrzymuje księgi urodzeń, po wykonaniu indeksów z tych ksiąg księgi ślubów i na koniec księgi zgonów.
Numeracja kart ksiąg metrykalnych dla USC:
np.: 10_1254_0_56_7890, gdzie:
10 – to numer archiwum (np. numer 10 oznacza Archiwum Państwowe w Gdańsku),
1254 – czterocyfrowy numer zbioru,
0 numer podzespołu
56 – numer księgi np. 1,11,101 itd.
7890 – czterocyfrowy numer zdjęcia
Numery stron w księgach urodzeń i zgonów są jednoczęściowe.
W księgach małżeństw z lat 1874-1899 oraz w niektórych aktach urodzeń – dwuczęściowe, ponieważ akty te zapisywane były na dwóch stronach,
np. 10_1234_0_56_0090/0091 lub tylko pierwszą stronę.
Po zakończeniu przenumerowywania indeksujący przesyła księgi do osoby wskazanej przez koordynatora za pomocą e-maila.
Przyjętym formatem do indeksacji metryk jest arkusz MS Excel lub LibreOffice – xlsx.
W odróżnieniu od ksiąg parafialnych księgi metrykalne USC zazwyczaj sporządzane były oddzielnie dla każdego roku. Osobną księgę tworzono dla urodzeń z danego roku, osobną dla małżeństw i kolejną dla zgonów. Na każdej stronie wprowadzany był tylko jeden akt lub część aktu (w przypadku aktu małżeństwa).
Indeks dla danego urzędu USC (np. Kielno – USC) obejmujący wszystkie księgi z danego rodzaju (np. indeks urodzeń, indeks małżeństw lub indeks zgonów) dla zakresu lat od 1874 do roku będącego rokiem o 100 lat wcześniejszym od obecnego, należy sporządzać w jednym pliku (arkuszu, tabeli) indeksów.
Indeks powinien przede wszystkim zawierać informacje, które są prezentowane na stronie internetowej w PomGenBazie, zgodnie z aktualnym formularzem indeksacji:
Indeksy parafialne
Chrzty: [link] Śluby: [link] Zgony: [link]
USC
Urodzenia: [link] Śluby: [link] Zgony: [link]
Większość osób indeksujących wybiera USC, którym jest zainteresowana ze względu na własne poszukiwania. Zazwyczaj chętnie robi dużo dokładniejsze indeksy, niż zawiera „wzorzec do indeksowania”. Przykładowo, informacja o świadkach przy ślubie lub o osobach zgłaszających urodzenie czy zgon pozwala pozyskać ślady bytności przodków w określonych latach, w danej miejscowości. Podobnie informacja o rodzicach państwa młodych przy ślubie jest zazwyczaj bardzo cenną informacją genealogiczną. Wszystkie te dodatkowe informacje piszemy w osobnej dodatkowej kolumnie lub osobnych dodatkowych kolumnach [Uwagi]
Imiona i nazwiska wpisujemy w postaci oryginalnej, tj. tak jak są umieszczone w księdze. Nie tłumaczymy imion na ich wersję współczesną.
Nie zmieniamy nazwisk kobiet na formę żeńską, jeśli wpisane zostały w formie męskiej.
Jeśli część zapisu w księdze jest zupełnie nieczytelna, to wprowadzamy znak zapytania: ? w polu (polach) Excela odpowiadającym lub odpowiadających brakującej informacji, a jeśli jest brak danych, to odpowiednie pole w Excelu zostawiamy puste.
Jeżeli fragment imienia czy nazwiska jest nieczytelny, to tę część słowa zastępujemy znakiem zapytania ?.
Nieślubne dzieci otrzymują najczęściej nazwisko matki. Komórki z danymi ojca pozostawiamy puste.
Nie tworzymy własnej numeracji aktów. Jeśli urzędnik z jakiegoś powodu pomylił się w numeracji lub opuścił numer (np. po 12 napisał 14, a nie 13) nie poprawiamy tej numeracji, ale zachowujemy porządek numerów aktów jak w oryginale.
Pamiętajmy, że oprócz ilości ważna jest również jakość indeksów, dlatego przed wysłaniem sporządzonych indeksów do koordynatora, należy je sprawdzić zarówno pod względem błędów literowych, jak i merytorycznych (złego odczytu imion lub nazwisk).
Przekazania sporządzonego indeksu Pomorskiemu Towarzystwu Genealogicznemu (zwanemu dalej Towarzystwem) niezwłocznie po zakończeniu prac indeksacyjnych. Z chwilą przekazania, przenoszę na Towarzystwo wszelkie autorskie prawa majątkowe do wykonanego indeksu na wszystkich polach eksploatacji, w celu włączenia go do publicznie dostępnej bazy danych Towarzystwa. Jednocześnie zobowiązuję się do natychmiastowego i trwałego usunięcia z pamięci swoich urządzeń oraz dysków komputerowych wszelkich kopii skanów dokumentów wykorzystanych w procesie indeksacji.