Ogólne zasady indeksowania metryk USC / Urzędów Parafialnych

Uwagi ogólne

Zgodnie z Ustawą z dnia 29 VIII 1997 o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997, Nr 133, poz. 883 z później zm.) dostępne do indeksacji są metryki urodzeń, powstałe nie później niż 100 lat od chwili sporządzania indeksów a małżeństw i zgonów nie później niż 80 lat.

Każda osoba do indeksacji zbiorów USC w pierwszej kolejności otrzymuje księgi urodzeń, po wykonaniu indeksów z tych ksiąg księgi ślubów i na koniec księgi zgonów.

Numeracja kart ksiąg metrykalnych dla USC:
np.: 10_1254_0_56_7890, gdzie:
10 – to numer archiwum (np. numer 10 oznacza Archiwum Państwowe w Gdańsku),
1254 – czterocyfrowy numer zbioru,
0 numer podzespołu
56 – numer księgi np. 1,11,101 itd.
7890 – czterocyfrowy numer zdjęcia
Numery stron w księgach urodzeń i zgonów są jednoczęściowe.
W księgach małżeństw z lat 1874-1899 oraz w niektórych aktach urodzeń – dwuczęściowe, ponieważ akty te zapisywane były na dwóch stronach,
np. 10_1234_0_56_7890/7891 lub tylko pierwszą stronę.
Po zakończeniu przenumerowywania indeksujący przesyła księgi do osoby wskazanej przez koordynatora za pomocą emaila.

Przyjętym formatem do indeksacji metryk jest arkusz MS Excel lub LibreOffice — xlsx.
W odróżnieniu od ksiąg parafialnych księgi metrykalne USC zazwyczaj sporządzane były oddzielnie dla każdego roku. Osobną księgę tworzono dla urodzeń z danego roku, osobną dla małżeństw i kolejną dla zgonów. Na każdej stronie umieszczany był tylko jeden akt lub część aktu (w przypadku aktu małżeństwa).

Indeks dla danego urzędu USC (np. Kielno – USC) obejmujący wszystkie księgi z danego rodzaju (np. indeks urodzeń, indeks małżeństw lub indeks zgonów) dla zakresu lat od 1874 do roku będącego rokiem o 100 lat wcześniejszym od obecnego, należy sporządzać w jednym pliku (arkuszu, tabeli) indeksów.

Indeks powinien przede wszystkim zawierać informacje, które są prezentowane na stronie internetowej w PomGenBazie.
Każdy wpis z aktu metryki powinien się znajdować w osobnej kolumnie arkusza MS Excel.

Większość osób indeksujących wybiera USC, którym jest zainteresowana ze względu na własne poszukiwania. Zazwyczaj chętnie robi dużo dokładniejsze indeksy, niż zawiera „wzorzec do indeksowania”. Przykładowo, informacja o świadkach przy ślubie lub o osobach zgłaszających urodzenie czy zgon pozwala pozyskać ślady bytności przodków w określonych latach, w danej miejscowości. Podobnie informacja o rodzicach państwa młodych przy ślubie jest zazwyczaj bardzo cenną informacją genealogiczną. Wszystkie te dodatkowe informacje piszemy w osobnej dodatkowej kolumnie lub osobnych dodatkowych kolumnach.

Imiona i nazwiska wpisujemy w postaci oryginalnej, tj. tak jak są umieszczone w księdze. Nie tłumaczymy imion na ich wersję współczesną.

Nie zmieniamy nazwisk kobiet na formę żeńską, jeśli wpisane zostały w formie męskiej.

Jeśli część zapisu w księdze jest zupełnie nieczytelna, to wstawiamy znak zapytania: ? w polu (polach) Excela odpowiadającym lub odpowiadających brakującej informacji, a jeśli jest brak danych, to odpowiednie pole w Excelu zostawiamy puste.
Jeżeli fragment imienia czy nazwiska jest nieczytelny, to tę część słowa zastępujemy znakiem zapytania ?.
Nieślubne dzieci otrzymują najczęściej nazwisko matki. Komórki z danymi ojca pozostawiamy puste.

Nie tworzymy własnej numeracji aktów. Jeśli urzędnik z jakiegoś powodu pomylił się w numeracji lub opuścił numer (np. po 12 napisał 14, a nie 13) nie poprawiamy tej numeracji, ale zachowujemy porządek numerów aktów jak w oryginale.

Pamiętajmy, że oprócz ilości ważna jest również jakość indeksów, dlatego przed wysłaniem sporządzonych indeksów do koordynatora, należy je sprawdzić zarówno pod względem błędów literowych, jak i merytorycznych (złego odczytu imion lub nazwisk).

Indeks po przekazaniu, staje się własnością Pomorskiego Towarzystwa Genealogiczne.

Indeksacja ksiąg urodzeń

Księgę urodzeń indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

USC / Parafia	Rok	Nr Aktu	Nr Zdjęcia	Imię Dziecka	Nazwisko Ojca	Imię Ojca	Nazwisko Matki	Imię Matki	Nazwisko Rodowe	Miejsce urodzenia	Uwagi

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć tutaj

Zawartość pól

USC / Parafia
Nazwa miejscowości, w której jest lub był Urząd Stanu Cywilnego z dopiskiem USC poprzedzonym myślnikiem (np. Kielno – USC).

Rok
W tym polu wpisujemy tylko rok.

Nr Aktu
Należy wpisywać numer aktu nadanego lub przy braku numeru, utworzyć numer kolejny.

Nr Zdjęcia
W tym polu wpisujemy numer zdjęcia, z którego indeksujemy daną pozycję. Wpisujemy numer zdjęcia taki, jaki widnieje w otrzymanych skanach, czyli np. 10_2085_0_0086_0003.

Imię Dziecka
Imię bądź imiona urodzonego dziecka.

Nazwisko Ojca
W tym polu wpisujemy nazwisko ojca w formie, w jakiej zapisał je urzędnik.

Imię Ojca
Imię bądź imiona ojca.

Nazwisko Matki
Wpisujemy nazwisko matki.

Imię Matki
Imię bądź imiona matki.

Nazwisko Rodowe
Wpisujemy nazwisko rodowe matki dziecka, tylko kiedy jest wdową, lub rozwódką.

Uwagi
W kolumnie należy wpisać dodatkowe informacje widoczne w dokumencie, które mogą być istotne lub wartościowe z punktu widzenia badań genealogicznych:

Uznanie ojcostwa (adopcja) w (rok) [Uznanie ojcostwa w 1920]
Status matki – gdy była wdową lub niezamężną.
Zmiana imienia lub nazwiska w (rok) [Zmiana nazwiska w 1930]
Zawarcie ślubu w (rok) [Śl. w 1910 w ?]
Zgon w (rok) [Zm. w 1910 w ?]

Indeksacja ksiąg małżeństw

Księgę małżeństw indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

USC / Parafia	Rok	Nr Aktu	Nr Zdjęcia	Imię M.	Nazwisko M.	Imię K.	Nazwisko K.	Nazwisko Rodowe	Uwagi

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony

Zawartość pól

USC / Parafia
Nazwa miejscowości, w której jest lub był Urząd Stanu Cywilnego z dopiskiem USC poprzedzonym myślnikiem (np. Kielno – USC). Dla parafii ewangelickiej (Wielki Kack – ewangl.), a dla katolickiej wpisujemy tylko nazwę parafii (Luzino).

Rok
W tym polu wpisujemy tylko rok.

Nr Aktu
Należy wpisywać numer aktu nadanego lub przy braku numeru, utworzyć numer kolejny.

Nr Zdjęcia
W tym polu wpisujemy numer zdjęcia, z którego indeksujemy daną pozycję. Wpisujemy numer zdjęcia taki, jaki widnieje w otrzymanych skanach, czyli np. 10_2085_0_0086_0003.

Imię M.
Imię bądź imiona pana młodego.

Nazwisko M.
Nazwisko pana młodego.

Imię K.
Imię bądź imiona panny młodej.

Nazwisko K.
Nazwisko panny młodej.

Nazwisko Rodowe
Wpisujemy nazwisko rodowe panny młodej (“z domu”).

Uwagi
W kolumnie należy wpisać dodatkowe informacje widoczne w dokumencie, które mogą być istotne lub wartościowe z punktu widzenia badań genealogicznych:

Uznaniowo:

Wiek lub rok urodzenia nowożeńców (M-? – K-?) — [M – 25 lat K – 20 lat] [M – 1882 K – 1880]

Obowiązkowo:

Status nowożeńca: tylko
(On: gdy jest wdowcem. Ona: jest owdowiałą lub rozwódką)
[Wdowiec po Caroline von Belowski] lub [Owdowiała po Josef Krause] – nie odmieniamy imion i nazwisk.

Dodatkowo:

Czy zaistniało uznanie ojcostwa (adopcji), plus rok (zaistnienia), lub wycofanie ojcostwa.
Zmiana imienia lub nazwiska (plus w którym roku)
Rozwód – zapisujemy: Rozwód w (plus rok)
Zgon – zapisujemy: Zmarł/a w (plus rok), poległ w (rok)

Indeksacja ksiąg zgonów

Księgę zgonów indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

USC / Parafia	Rok	Nr Aktu	Nr Zdjęcia	Nazwisko	Imię	Płeć	Panieńskie	Wiek lub rok urodz.	Miejsce zgonu	Uwagi

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony.

Zawartość pól

USC / Parafia
Nazwa miejscowości, w której jest lub był Urząd Stanu Cywilnego z dopiskiem USC poprzedzonym myślnikiem (np. Kielno – USC).

Rok
W tym polu wpisujemy tylko rok.

Nr Aktu
Należy wpisywać numer aktu nadany przez urzędnika.

Nr Zdjęcia
W tym polu wpisujemy numer zdjęcia, z którego indeksujemy daną pozycję; wpisujemy numer zdjęcia taki, jaki występuje w otrzymanych skanach, czyli np. 10_1987_0_0021.

Nazwisko
Nazwisko osoby zmarłej.

Imię
Imię bądź imiona osoby zmarłej.

Płeć
Płeć osoby zmarłej w postaci m lub k.

Panieńskie
Nazwisko panieńskie zmarłej kobiety.

Wiek lub rok urodz.
Wpisujemy wiek lub rok urodzenia, zależnie od tego, co jest podane w księdze.
Dla zmarłych dzieci możemy wpisać ilość lat i ilość miesięcy lub ilość miesięcy i ilość dni
(1 rok i 3 m | 4 m i 24 dni).
W przypadku osoby dorosłej zaokrąglamy jej wiek do ilości lat i ilości miesięcy (75 l i 7 m).
Stosowana numeracja dla:

minut zapisujemy – min (ułamkowe godziny, kwadranse) przeliczmy na minuty.
godziny zapisujemy – godz (pół dnia lub ułamkowy zapis) przeliczmy na godziny.
dni zapisujemy – dni (miesiąc lub ułamkowy zapis) przeliczmy na dni.
tygodnie zapisujemy – tyg
miesiące zapisujemy – m (pół roku, ⅓, ¼, ½, ¾) – przeliczamy na miesiące.
rok zapisujemy – rok
lata zapisujemy – l (lat)

Dzieciom martwo urodzonym wpisujemy:

w kolumnie / Imię / wprowadzamy imię matki dziecka wraz z przedrostkiem – dziecko.
Na przykład – dziecko Anny
w kolumnie / Nazwisko / wpisujemy nazwisko ojca – w tej kolumnie nie wprowadzamy nazwiska matki w przypadku dziecka nieślubnego
w kolumnie / Panieńskie / wpisujemy nazwisko rodowe matki
w rubryce / Wiek / wpisujemy – 0
w kolumnie / Uwagi / wpisujemy – Martwe urodzenie

Miejsce zgonu
Wpisujemy miejsce zgonu

Uwagi
W kolumnie / Uwagi / należy wpisać dodatkowe informacje widoczne w dokumencie, które mogą być istotne lub wartościowe z punktu widzenia badań genealogicznych:

status:
- Wdowiec / Owdowiała (wpisujemy imię małżonka lub imię i nazwisko panieńskie małżonki)
- Żonaty / Zamężna (wpisujemy imię męża lub imię i nazwisko panieńskie żony)
- Kawaler / Niezamężna (wpisujemy powyżej 18 roku życia)
Przypadku żonatych dodajemy imię i nazwisko żony.
Nietypową przyczynę zgonu (nieobowiązkowe). Np. utonął, wypadek itp.