PomGenBaza - Instrukcja indeksowania ksiąg metrykalnych Urzędów Stanu Cywilnego

Indeksacja pomorskich ksiąg metrykalnych USC to jeden z kolejnych projektów realizowanych przez Pomorskie Towarzystwo Genealogiczne, jego członków i sympatyków. Projekt ma służyć wszystkim zainteresowanym w poszukiwaniach genealogicznych na terenie Pomorza.

 Indeksację ksiąg USC rozpoczęto w sierpniu 2012 roku. Obecnie projektem objęte są księgi metrykalne powstałe w latach 1874-1912 w Urzędach Stanu Cywilnego, znajdujących się na terenie obszaru dawnego Województwa Gdańskiego. Właścicielem tych ksiąg jest Archiwum Państwowe w Gdańsku.

Sprawami organizacyjnymi i uwagami dotyczącymi indeksacji pomorskich ksiąg USC zajmuje się koordynator: Michał Wysocki .

Ogólne zasady indeksowania metryk USC

Uwagi ogólne

ñ   Zgodnie z Ustawą z dnia 29.VIII.1997 o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997, Nr 133, poz. 883 z późn.zm.) dostępne do indeksacji są metryki urodzeń, małżeństw i zgonów powstałe nie później niż 100 lat od chwili sporządzania indeksów.

ñ   Każda osoba, przed otrzymaniem od koordynatora materiałów do indeksacji ksiąg metrykalnych jest do podpisania deklaracji ( wzór deklaracji), w której zobowiązuje się nie kopiować ani rozpowszechniać kopii dostarczonych do opracowania materiałów, stanowiących własność Archiwum Państwowego w Gdańsku.

ñ   Każda osoba do indeksacji zbiorów USC w pierwszej kolejności otrzymuje księgi urodzeń, po wykonaniu indeksów z tych ksiąg księgi ślubów i na koniec księgi zgonów

ñ   Przed rozpoczęciem indeksacji, osoba indeksująca jest zobowiązana do przenumerowania otrzymanych  katalogów poszczególnych ksiąg oraz zdjęć, według wzoru,

n-ry katalogów/ksiąg kolejno: 0001, 0002, 0003, itd. .... wg numeru księgi,

np.:     10_1254_0_56_7890   , gdzie

ñ   10 – to numer archiwum (np. numer 10 oznacza Archiwum Państwowe w Gdańsku),

ñ   1254 – czterocyfrowy numer zbioru,

ñ   0 numer podzespołu

ñ   56 - numer księgi np:1,11,101

ñ   7890 – czterocyfrowy numer zdjęcia

ñ   Numery stron w księgach urodzeń i zgonów są jednoczęściowe.

ñ   W księgach małżeństw z lat 1874-1899 oraz w niektórych aktach urodzeń - dwuczęściowe, ponieważ akty te zapisywane były na dwóch stronach,                                      

np. 10_1234_0_56_7890:10_1234_0_56_7891

ñ   Po zakończeniu przenumerowywania, indeksujący przesyła księgi do osoby wskazanej przez koordynatora za pomocą strony elektronicznie lub nagrane na płytach DVD,

ñ   Jeżeli materiały do indeksacji są już przenumerowane nie jest wymagane odsyłanie tylko oświadczenie o zniszczeniu  [skasowaniu]

ñ   Po zakończeniu indeksacji danej księgi, osoba ją indeksująca potwierdza w oświadczeniu zwrot materiałów do koordynatora wzór oświadczenia.

ñ   Przyjętym formatem do indeksacji metryk jest arkusz MS Excel.

ñ   W odróżnieniu od ksiąg parafialnych księgi metrykalne USC zazwyczaj sporządzane były oddzielnie dla każdego roku. Osobną księgę tworzono dla urodzeń z danego roku, osobną dla małżeństw i kolejną dla zgonów. Na każdej stronie umieszczany był tylko jeden akt lub część aktu (w przypadku aktu małżeństwa).

ñ   Indeks dla danego urzędu USC (np. USC Kielno) obejmujący wszystkie księgi z danego rodzaju (np. indeks urodzeń, indeks małżeństw lub indeks zgonów) dla zakresu lat od 1874 do roku będącego rokiem o 100 lat wcześniejszym od obecnego, należy sporządzać w jednym pliku (arkuszu, tabeli) indeksów.

ñ   Indeks powinien przede wszystkim zawierać informacje, które są prezentowane na stronie internetowej w PomGenBazie. Każdy wpis z aktu metryki powinien się znajdować w osobnej kolumnie arkusza MS Excel.

ñ   Większość osób indeksujących wybiera USC, którym jest zainteresowana ze względu na własne poszukiwania. Zazwyczaj chętnie robi dużo dokładniejsze indeksy niż zawiera "wzorzec do indeksowania". Przykładowo, informacja o świadkach przy ślubie lub o osobach zgłaszających urodzenie czy zgon pozwala pozyskać ślady bytności przodków w określonych latach, w danej miejscowości. Podobnie informacja o rodzicach państwa młodych przy ślubie jest zazwyczaj bardzo cenną informacją genealogiczną. Wszystkie te dodatkowe informacje piszemy w osobnej dodatkowej kolumnie lub osobnych dodatkowych kolumnach.

ñ   Imiona i nazwiska wpisujemy w postaci oryginalnej, tj. tak jak są umieszczone w księdze. Nie tłumaczymy imion na ich wersję współczesną. Nie zmieniamy nazwisk kobiet na formę żeńską jeśli wpisane zostały w formie męskiej.

ñ   W przypadku kobiet przepisujemy ich nazwiska w następujący sposób:

ñ   z księgi urodzeń przepisujemy nazwisko panieńskie matki (bo ono jest najczęściej podawane), czasami w przypadku wdów, kiedy podawane jest nazwisko po pierwszym mężu piszemy np. Czaja primo voto Mielewczyk lub Czaja I voto Mielewczyk,

ñ   z księgi małżeństw najczęściej przepisujemy nazwiska panieńskie kobiet, zdarza się jednak, że ślub zawierała wdowa, wówczas piszemy np. Czaja ur. Labuda,

ñ   w księgach zgonów najczęściej podawane jest dla mężatek nazwisko po mężu, czasami jednak urzędnicy pisali ich nazwiska panieńskie – wówczas piszemy Gruchałła ur. Czaja.

ñ   Jeśli część zapisu w księdze jest zupełnie nieczytelna to wstawiamy znak zapytania " ?" w polu (polach) Excela odpowiadającym (-cych) brakującej informacji, a jeśli jest brak danych, to odpowiednie pole w Excelu zostawiamy puste.

ñ   Jeżeli fragment imienia czy nazwiska jest nieczytelny, to tą część słowa zastępujemy znakiem zapytania "?".

ñ   Nieślubne dzieci otrzymują najczęściej nazwisko matki. Komórki z danymi ojca pozostawiamy puste.

ñ   Nie tworzymy własnej numeracji aktów. Jeśli urzędnik USC z jakiegoś powodu pomylił się w numeracji lub opuścił numer (np. po 12 napisał 14, a nie 13) nie poprawiamy tej numeracji ale zachowujemy porządek numerów aktów jak w oryginale.

ñ   Pamiętajmy, że oprócz ilości ważna jest również jakość indeksów, dlatego przed wysłaniem sporządzonych indeksów do koordynatora, należy je sprawdzić zarówno pod względem błędów literowych, jak i merytorycznych (złego odczytu imion lub nazwisk).

Indeksacja ksiąg urodzeń

Księgę urodzeń indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony

Zawartość pól

USC

Nazwa miejscowości, w której jest lub był Urząd Stanu Cywilnego z dopiskiem USC poprzedzonym myślnikiem (np. Kielno - USC). Ewentualne miejscowości zamieszkania uczestników indeksowanych zdarzeń powinny znaleźć się w osobnych kolumnach.

Rok

W tym polu wpisujemy tylko rok.

Nr aktu

Należy wpisywać numer aktu nadany przez urzędnika USC.

Nr zdjęcia

W tym polu wpisujemy numer zdjęcia, z którego indeksujemy daną pozycję. Wpisujemy numer zdjęcia taki, jaki widnieje w otrzymanych skanach, czyli np 10_2085_0_0086_0003.

Imię dziecka

Imię bądź imiona urodzonego dziecka. W nawiasie piszemy ewentualną zmianę imienia.

Nazwisko ojca

W tym polu wpisujemy nazwisko ojca w formie w jakiej zapisał je urzędnik USC. W nawiasie piszemy ewentualną zmianę nazwiska ojca lub dziecka.

Imię ojca

Imię bądź imiona ojca.

Nazwisko matki

Nazwisko panieńskie matki.

Imię matki

Imię bądź imiona matki.

Indeksacja ksiąg małżeństw

Księgę małżeństw indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony

Zawartość pól

USC

Nazwa miejscowości, w której jest lub był Urząd Stanu Cywilnego z dopiskiem USC poprzedzonym myślnikiem (np. Kielno - USC). Ewentualne miejscowości zamieszkania uczestników indeksowanych zdarzeń powinny znaleźć się w osobnych kolumnach.

Rok

W tym polu wpisujemy tylko rok.

Nr aktu

Należy wpisywać numer aktu nadany przez urzędnika USC.

Nr zdjęcia

Zdjęcia aktów małżeństw występują w dwóch wariantach:

ñ   pierwszy wariant:
na jednym zdjęciu umieszczone są dane małżonków, a na drugim zdjęciu dane świadków; przykładowo jedno zdjęcie ma numer 10_2022_0_0065_0014, a drugie 10_2022_0_0065_0015; w takim przypadku w polu arkusza "numer zdjęcia" wprowadzamy zapis: "10_2022_0_0065_0014:10_2022_0_0065_0015" (konieczne jest przedzielenie numerów zdjęć dwukropkiem),

ñ   drugi wariant:
na tym samym zdjęciu umieszczone są dane małżonków i świadków, wówczas w polu numer zdjęcia wpisujemy tylko jeden numer zdjęcia, przykładowo: 10_2022_0_0065_0014

Imię M.

Imię bądź imiona pana młodego.

Nazwisko M.

Nazwisko pana młodego.

Imię K.

Imię bądź imiona panny młodej.

Nazwisko K.

Nazwisko panny młodej.

Indeksacja ksiąg zgonów

Księgę zgonów indeksujemy do arkusza programu MS Excel o następującej budowie:

Gotowy wzorzec możemy sobie ściągnąć ze strony .

Zawartość pól

USC

Nazwa miejscowości, w której jest lub był Urząd Stanu Cywilnego z dopiskiem USC poprzedzonym myślnikiem (np. Kielno - USC). Ewentualne miejscowości zamieszkania uczestników indeksowanych zdarzeń powinny znaleźć się w osobnych kolumnach.

Rok

W tym polu wpisujemy tylko rok.

Nr aktu

Należy wpisywać numer aktu nadany przez urzędnika USC.

Nr zdjęcia

W tym polu wpisujemy numer zdjęcia, z którego indeksujemy daną pozycję; wpisujemy numer zdjęcia taki, jaki występuje w otrzymanych skanach, czyli np 10_1987_0_0021_0037.

Nazwisko

Nazwisko osoby zmarłej.

Imię

Imię bądź imiona osoby zmarłej.

Płeć

Płeć osoby zmarłej w postaci "m" lub "k".

Panieńskie

Nazwisko panieńskie zmarłej kobiety.

Wiek

Wpisujemy wiek lub datę urodzenia, zależnie od tego, co jest podane w księdze. Dla zmarłych dzieci możemy wpisać ilość lat i ilość miesięcy lub ilość miesięcy i ilość dni. W przypadku osoby dorosłej zaokrąglamy jej wiek do ilości lat i ilości miesięcy. Dzieciom martwo urodzonym wpisujemy nazwisko ojca (ewentualnie matki, w przypadku dzieci nieślubnych), a w rubryce wiek wpisujemy "0".